Объединенный ведомственный архив является структурным подразделе-нием университета имени Шакарима.
ОВА состоит из одного подразделения, возглавляемого заведующим архивом, который назначается на должность приказом ректора университета.
Объединенный ведомственный архив СГУ имени Шакарима образован в феврале 1996 года и включает 6 основных фондов: Семипалатинский педагогический институт, зооветеринарный институт, технологический институт мясной и молочной промышленности, Государственный университет «Семей», Государственный финансовый институт, а также СГУ имени Шакарима.
В состав ведомственного архива включены личные фонды деятелей науки, техники, культуры, выдающихся новаторов производства, передовиков труда, работающих в данном учреждении или подчиненных ему организациях и предприятиях.
Задачи и виды деятельности отдела:
- обеспечение сохранности и размещение документов;
- классификация документов и распределение по основам, взятие на учет, обеспечение поисковыми сведениями;
- оказание услуг населению, гражданам по выдаче архивных справок, выписок;
- обеспечение контроля выполнения запросов, поступивщих от вышестоящих органов, от руководства СГУ им.Шакарима и от граждан;
- принятие входящих запросов и предоставление ответа на запрос частным лицам и гражданам дальнего и ближнего зарубежья;
- выполнение в установленном порядке уничтожения дел, сроки которых истекли;
- классификация документов для сдачи руководству и начальникам подразделения.
Деятельность подразделения регламентируется следующими норматив-ны¬ми документами:
- Законом Республики Казахстан «Об образовании» № 319-ШЗРК от 27 июля 2007 года;
- Типовыми правилами деятельности организаций образования, реализующих образовательные программы высшего профессионального образования. Утверждены Постановлением Правительства РК от 02.03.2005г., №195;
- Уставом Семипалатинского государственного университета имени Шакарима;
- Политикой в области качества Семипалатинского государственного университета имени Шакарима.
1. Обеспечение 100% сохранности принятых на хранение в ведомственный архив документов и дел.
2. Выполнение 100% запросов по выдаче архивных справок.
3. Отсутствие критических замечаний при прохождении внешнего аудита.
